プロンプト管理の基本がわかる！ITに詳しくなくても始められる整理・活用術
AIツールを使った仕事の効率化が注目されていますが、効果的に使いこなすためにはプロンプト（AIへの指示文）の管理が重要です。特に専門知識がなくても簡単に始められる方法をご紹介します。
はじめに
「ChatGPTを使ってみたものの、どんな風に指示すれば良いのかわからない」「以前うまくいった指示文を忘れてしまった」とお悩みではありませんか？現在、多くの企業でAIツールの活用が進んでいますが、効率的な使い方に苦戦している方も少なくありません。この記事ではAIツールへの指示文（プロンプト）を整理・管理する方法について詳しく解説していきます。ITの専門知識がなくても、明日から簡単に実践できる方法ばかりですので、業務効率化に役立てていただければと思います。
プロンプト管理とは？初心者にもわかりやすく解説
AIツールを使うとき、どんな言葉で指示するかで結果が大きく変わります。この指示文のことを「プロンプト」と呼びます。プロンプト管理とは、これらの指示文を整理して、必要な時にすぐ使えるようにしておく仕組みのことです。初めて聞く言葉かもしれませんが、実は私たちの日常にも似たような考え方があります。
プロンプトって何？日常例でわかる基本概念
プロンプトは、料理のレシピに例えるとわかりやすいでしょう。同じ食材（AIツール）でも、レシピ（プロンプト）が違えば出来上がる料理が変わりますよね。良いプロンプトは詳しい手順が書かれた信頼できるレシピのようなものです。「適量」「お好みで」とあいまいな表現が多いレシピだと初心者は失敗しがちですが、プロンプトも同じです。具体的で明確な指示ほど、AIは期待通りの結果を返してくれます。
たとえば、「営業資料を作って」とだけ伝えるより、「新商品Aの特徴を3つ、競合他社との違いを2つ含めた、初めての顧客向け営業資料を作成して」と伝える方が、より具体的な資料ができあがります。
なぜ整理が必要なの？散らかった書類との比較
プロンプトを管理せずにいると、デスク上の書類が散乱しているような状態になります。うまくいったプロンプトを保存していないと、同じことを何度も一から考える必要があり、時間のムダになります。
例えば、先月作成した素晴らしい報告書のテンプレートを思い出せず、また一から考えるということがあったら、とても非効率ですよね。プロンプトも同じです。うまくいった指示文を記録しておかないと、何度も試行錯誤することになります。
「前はうまくいったのに、同じことを頼んだはずなのに今回はイマイチ…」というのは、実は微妙に言い方が違っていることが多いのです。
管理することで得られる3つのメリット
プロンプトをきちんと整理しておくことで、次のようなメリットが得られます。
- 時間の短縮
- 過去に使って効果のあったプロンプトをすぐに再利用できる
- 毎回考える手間が省け、本来の業務に集中できる
- 成果の安定
- 同じプロンプトを使えば、似たような品質の成果が期待できる
- 担当者が変わっても同じレベルの結果を出せる
- 知識の共有
- 個人の経験やコツをチーム全体の財産にできる
- 新しいメンバーのトレーニング時間を短縮できる
例えば営業部門では、「お客様ごとに最適化した提案書の作成プロンプト」を共有することで、新人でも一定レベル以上の提案書を作れるようになります。カスタマーサポート部門なら、「よくある質問への回答例文作成プロンプト」を整理しておけば、対応の質が安定します。
プロンプト管理は難しいITスキルではなく、いわば「デジタル時代の整理整頓術」です。次の章では、具体的にどうやって保存・整理するかを見ていきましょう。
難しくない！シンプルなプロンプト保存方法
プロンプト管理と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、実は特別なツールや専門知識は必要ありません。すでにお使いのパソコンやスマートフォンの基本機能だけで、十分に始められます。ここでは、ITリテラシーに自信がない方でも実践できる、シンプルな方法を紹介します。
最も簡単な始め方：メモ帳とフォルダ分け
最も手軽に始められるのは、パソコンの「メモ帳」や「テキストエディタ」を使う方法です。プロンプトをテキストファイルとして保存し、わかりやすいフォルダに整理するだけで、立派なプロンプト管理の第一歩となります。
具体的な手順は次のとおりです。
- パソコンのデスクトップやドキュメントフォルダに「AIプロンプト集」などのフォルダを作る
- 用途別に「営業資料用」「議事録用」などのサブフォルダを作る
- メモ帳を開き、効果のあったプロンプトを貼り付ける
- ファイル名に「商品説明用プロンプト」など、内容がわかる名前を付ける
- 適切なサブフォルダに保存する
例えば、「新商品の特徴を5つ挙げて、それぞれ100字程度で説明してください。専門用語は使わず、中学生でもわかるようにやさしい言葉で書いてください。」というプロンプトなら、「新商品_特徴説明_やさしい言葉.txt」のような名前で保存するとよいでしょう。
Windowsの場合はメモ帳、Macの場合はテキストエディットが標準でインストールされているので、すぐに始められます。スマートフォンなら、メモアプリでも代用できます。
一歩進んだ方法：エクセルやスプレッドシート活用法
もう少し整理して管理したい場合は、エクセルやGoogleスプレッドシートを活用するとよいでしょう。表形式で管理することで、検索性が高まり、複数の情報を一覧できるメリットがあります。
簡単な表の作り方は次のとおりです。
- エクセルやGoogleスプレッドシートを開く
- 以下のような列を作る
- プロンプトの名前（例：「新商品説明文作成」）
- プロンプトの内容（例：実際の指示文をコピー）
- 使用目的（例：「営業資料用」「社内説明用」）
- 効果の評価（例：★～★★★★★で評価）
- 最終使用日（例：2023/10/15）
- メモ（例：「専門用語が少なく、わかりやすい説明ができた」）
- プロンプトを使うたびに記録を更新する
特別な関数や複雑な操作は不要です。基本的な表の作成と入力ができれば十分です。列の並び替え機能を使えば、目的別や評価順に並べることもできます。
無料ツールでできるクラウド保存
より便利に管理したい、チームで共有したいという場合は、無料で使えるクラウドサービスが便利です。以下のようなサービスは、特別なIT知識がなくても使いやすいでしょう。
- Googleドキュメント/スプレッドシート：複数人での共同編集が可能で、スマホからもアクセスできる
- Microsoft OneNote：ノート感覚でメモを整理でき、検索機能も充実している
- Notion：テンプレートも豊富で、プロンプトをデータベース形式で管理できる
notionを活用した例（サンロフトで活用している画面キャプチャ）
これらのツールの基本的な使い方は次のとおりです。
- 無料アカウントを作成する（Googleアカウントやマイクロソフトアカウントがあれば新たに作る必要はない）
- 新しいドキュメントやスプレッドシートを作成する
- プロンプトとその情報を記録する
- 共有設定で、必要な同僚にアクセス権を付与する
例えば、Googleドキュメントなら「プロンプト集」というドキュメントを作り、見出しを使って分類しながらプロンプトを記録していくことができます。スマホからもアクセスできるので、外出先でも確認や追加が可能です。
大切なのは、「完璧な管理システム」を目指すのではなく、自分やチームが無理なく続けられる方法を選ぶことです。最初は単純なテキストファイルから始めて、慣れてきたらスプレッドシートに移行するといった段階的なアプローチも有効です。
次の章では、保存したプロンプトを効率よく探せるよう、分類方法について詳しく見ていきましょう。
わかりやすいプロンプトの分類方法
プロンプトを保存できるようになったら、次は「どうやって整理するか」という問題があります。整理の仕方が良ければ、必要なプロンプトをすぐに見つけることができ、業務効率が大幅に向上します。ここでは、ITに詳しくなくても実践できる、シンプルで効果的な分類方法を紹介します。
業務別の分け方：部署や仕事内容ごとの整理術
最も基本的な分類方法は、業務内容や部署ごとに分けることです。日常の仕事の流れに沿って分類すると、直感的に探しやすくなります。
例えば、次のような分け方が考えられます。
- 営業・マーケティング関連
- 商品説明作成
- 提案書作成
- 営業メール文面
- SNS投稿文
- 社内文書関連
- 会議議事録
- 業務マニュアル
- 研修資料
- 社内連絡
- 顧客対応関連
- よくある質問への回答
- クレーム対応文例
- お礼状・フォローメール
この分類をフォルダ構造やスプレッドシートのシート分けに応用すると、非常に探しやすくなります。例えば、「AIプロンプト集」フォルダの中に上記のサブフォルダを作り、関連するプロンプトファイルを入れていくイメージです。
スプレッドシートを使う場合は、シートごとに業務を分けるか、「カテゴリ」列を作って分類することができます。
誰でもできる簡単ラベル付け
もう少し細かく分類したい場合は、ラベルやタグを使う方法があります。ラベル付けは付箋感覚で行える簡単な手法で、一つのプロンプトに複数の特徴を付けられるメリットがあります。
例えば、次のようなラベルを考えましょう。
- 難易度：「初心者向け」「中級者向け」
- 長さ：「短文用」「長文用」
- 対象：「社内用」「顧客用」「一般公開用」
- 目的：「説明」「要約」「アイデア出し」「校正」
実際のラベル付けは以下のように行います。
- テキストファイルの場合：ファイル名の前に「【社内用】【説明】」のように付ける
- スプレッドシートの場合：「タグ」列を作り、そこに「社内用, 説明」のように記入
- クラウドサービスの場合：多くのサービスには標準でタグ機能があるので、それを利用する
例えば、「新入社員向けに、当社の主力商品について、専門用語を使わずに説明するプロンプト」であれば、「【初心者向け】【社内用】【説明】商品説明_シンプル版.txt」のようなファイル名にします。
探しやすい名前のつけ方
プロンプトを見つけやすくするために、ファイル名や見出しのつけ方は非常に重要です。良い名前をつければ、検索しなくても目で見つけることができます。
効果的な命名規則の例を紹介します。
- 目的を最初に
- 「商品説明_新製品A_概要.txt」
- 「議事録作成_週次ミーティング_テンプレート.txt」
- 具体的なキーワードを含める
- 「営業メール_初回提案_製薬会社向け.txt」
- 「マニュアル_経費精算システム_操作方法.txt」
- 効果や特徴を入れる
- 「顧客問い合わせ_返信_丁寧バージョン.txt」
- 「会議要約_5分で読める_エグゼクティブ向け.txt」
例えば、「製品の特徴を簡潔に説明し、主なメリットを3つ挙げ、想定される使用シーンを2つ提案するプロンプト」というのは長すぎるので、「商品説明_特徴とメリット_使用シーン付き.txt」のように要点を押さえた名前にするとよいでしょう。
命名のコツは、後から見たときに「このファイルにはどんなプロンプトが入っているか」がすぐにわかるようにすることです。あまり抽象的な名前（「良いプロンプト.txt」など）は避けましょう。
プロンプトの分類方法は、資料の整理と同じように、使いやすさを重視して考えるのがポイントです。複雑なルールよりも、シンプルで直感的な方法の方が長続きします。最初は基本的な分類から始めて、徐々に自分やチームに合った方法に調整していくのがおすすめです。
次の章では、保存したプロンプトの中から特に効果の高いものを見分ける方法について説明します。
プロンプトの良し悪しを判断する簡単な方法
プロンプトを保存・整理できるようになったら、次は「どのプロンプトが実際に役立つのか」を見極めることが大切です。すべてのプロンプトが同じように効果的というわけではありません。ここでは、ITの専門知識がなくても、プロンプトの良し悪しを判断する簡単な方法を紹介します。
うまくいったプロンプトの見分け方
良いプロンプトかどうかは、実際に使ってみた結果で判断するのが最も確実です。以下のようなポイントでプロンプトの効果を評価してみましょう。
- 目的達成度
- 求めていた情報や文章が得られたか
- 期待した形式・トーンで出力されたか
- 追加の修正をあまり必要としなかったか
- 時間効率
- 何度もやり直す必要がなかったか
- 一度で欲しい回答が得られたか
- 手作業で行うよりも時間が節約できたか
- 汎用性
- 似たような場面で再利用できそうか
- 少し内容を変えるだけで応用できそうか
- 他のメンバーも使いやすそうか
例えば、営業資料作成のプロンプトであれば、「必要な情報がすべて含まれていたか」「顧客に説明しやすい内容だったか」「作成時間が大幅に短縮されたか」などの観点で評価します。
具体的な評価方法としては、次のような簡単な星評価システムが便利です。
- ★★★★★：ほぼ完璧。そのまま使える結果が得られた
- ★★★★☆：とても良い。少しの修正で使える
- ★★★☆☆：使える。ただし手直しが必要
- ★★☆☆☆：再利用には工夫が必要
- ★☆☆☆☆：あまり役に立たなかった
この評価をファイル名やスプレッドシートの評価欄に記録しておくと、後から良いプロンプトをすぐに見つけることができます。
プロンプトの修正・改善の基本手順
プロンプトは一度作って終わりではなく、使いながら少しずつ改善していくものです。以下は、プロンプトを改善するための簡単なステップです。
- 問題点を特定する
- 具体的にどの部分が期待通りではなかったかを考える
- 「情報が足りない」「詳しすぎる」など、問題を言語化する
- 一度に一か所だけ修正する
- 複数の変更を同時に行うと、何が効果があったのかわかりにくくなる
- まずは最も重要な部分から修正する
- 具体的な指示を追加する
- 「もう少し詳しく」ではなく「各項目を100字程度で説明してください」など、具体的に
- 「専門用語を使わず、中学生にもわかる言葉で」のような明確な条件を加える
例えば、「新商品の特徴を説明してください」というプロンプトが一般的すぎる場合、次のように改善できます。
このように、少しずつ具体的な指示を加えていくことで、プロンプトの質が向上します。
メモを残して後から参照できるようにする方法
プロンプトを改善するうえで、なぜそのプロンプトが効果的だったのか（あるいはそうでなかったのか）を記録しておくことが非常に重要です。簡単なメモを残す習慣をつけましょう。
効果的なメモの残し方
- 日付を記録する
- いつそのプロンプトを使用したか
- いつ修正したか
- 使用状況を簡潔に記述する
- どのような目的で使ったか
- どのようなプロジェクトや顧客に関連するものか
- 結果の要約
- うまくいった点・いかなかった点
- 他の人からのフィードバック
- 次回への改善点
- さらに良くするためのアイデア
- 試してみたい変更点
メモの例
2023/10/25使用。新商品Bの営業資料作成に使用。特徴の説明は分かりやすかったが、ターゲット顧客への言及が弱かった。次回は「想定する主な顧客層とその課題」を追加してみる。鈴木さんからは「具体的な数値が欲しい」とのフィードバックあり。★★★☆☆
このようなメモを、テキストファイルの冒頭やスプレッドシートの備考欄に残しておくだけでも、プロンプトの管理と改善が格段にやりやすくなります。
プロンプトの評価と改善は、特別な技術よりも「使いながら学ぶ」という姿勢が大切です。完璧を目指すのではなく、少しずつ良くしていく意識で取り組みましょう。
次の章では、これまで個人で行ってきたプロンプト管理を、チームや職場全体に広げる方法について見ていきます。
職場での共有に役立つ工夫とコツ
これまでは個人でのプロンプト管理について見てきましたが、その効果を最大化するには、チームや部署全体での共有が欠かせません。ここでは、ITに詳しくない同僚とも簡単にプロンプトを共有する方法や、チームでの活用のコツを紹介します。
同僚と共有するときの説明の仕方
AIやプロンプトという言葉自体に馴染みがない同僚も多いでしょう。専門用語を使わずに、身近な例えを使って説明することが大切です。
効果的な説明のポイント
- 簡単な比喩を使う
- 「プロンプトは、AIへの指示書のようなものです」
- 「料理のレシピや、新人への作業指示書に似ています」
- 具体的なメリットを先に伝える
- 「これを使うと、議事録作成が5分で終わります」
- 「いつも30分かかっていた作業が10分に短縮できました」
- 実際の例を見せる
- 「この指示文を入れると、こんな結果が出ます」と実演する
- ビフォー・アフターを明確に示す
例えば、次のような説明が効果的です。
みんなで使えるファイルの作り方
チームでプロンプトを共有するには、誰でもアクセスでき、使いやすい形式にすることが重要です。特別なツールを導入せずに、既存の環境で共有する方法を考えましょう。
基本的な共有方法
- 共有フォルダを活用する
- 社内ネットワークの共有フォルダにプロンプト集を保存
- アクセス権限を適切に設定して、必要な人が見られるようにする
- クラウドの基本機能を使う
- Googleドキュメント/スプレッドシートの共有機能
- Microsoft OneDriveやSharePointでの共有
- チームで使用しているチャットツールにファイルを固定する
- わかりやすいファイル構成にする
- 「はじめに読んでください.txt」のようなガイド文書を用意
- 「よく使うプロンプト」フォルダを最初に配置
- 部署や業務ごとに明確に分類する
実際の共有ファイルの例
プロンプト集（共有フォルダ）
├─ はじめに読んでください.txt
├─ プロンプトの使い方ガイド.pdf
├─ よく使うプロンプト
│ ├─ 会議議事録テンプレート.txt
│ ├─ 顧客メール返信例.txt
│ └─ 週次報告書作成.txt
├─ 営業部プロンプト
│ ├─ 提案書作成.txt
│ ├─ 商品説明文.txt
│ └─ …
└─ カスタマーサポートプロンプト
├─ お問い合わせ回答.txt
├─ クレーム対応文例.txt
└─ …
特に「はじめに読んでください」のようなファイルには、プロンプトとは何か、どうやって使うか、どこに何があるかを簡潔に説明しておくと、初めて使う人も迷わずに済みます。
意見や改善案の集め方
共有したプロンプトは、みんなの意見を取り入れながら改善していくことで、どんどん使いやすくなります。しかし、忙しい職場では積極的なフィードバックが集まりにくいものです。
効果的なフィードバック収集方法
- シンプルな評価の仕組みを作る
- プロンプトごとに★評価を記入できるようにする
- 「役に立った/立たなかった」の二択で答えられるようにする
- 匿名でフィードバックできる環境を作る
- Googleフォームなどの簡単なアンケートを用意
- 「この部分がわかりにくい」と匿名で報告できる仕組み
- 定期的に振り返りの機会を設ける
- 月に一度の「AIプロンプト改善タイム」を15分だけ設ける
- 「今月特に役立ったプロンプト」を共有する時間を作る
例えば、共有スプレッドシートに次のような列を追加するだけでも、良い仕組みになります。
- 「このプロンプトを使いましたか？（はい/いいえ）」
- 「役立ち度（★～★★★★★）」
- 「改善アイデア（自由記入）」
- 「このプロンプトを使った日付」
チームで共有する際の最大のポイントは、完璧を目指さないことです。最初から理想的なシステムを作ろうとすると、かえって挫折しやすくなります。まずは小さく始めて、使いながら改善していく姿勢が大切です。
プロンプト管理をビジネスに活かすポイント
ここまで、プロンプト管理の基本から実践方法まで見てきました。最後に、プロンプト管理を継続的に行い、ビジネスに最大限活かすためのポイントをまとめます。特別なITスキルがなくても、日常業務の中に無理なく取り入れるコツを紹介します。
継続するためのコツとポイント
プロンプト管理を一時的なブームで終わらせず、業務改善の定番ツールとして定着させるには、以下のポイントが重要です。
- 習慣化のための工夫
- 毎週金曜日の午後15分だけ「プロンプト整理タイム」を設ける
- 新しいプロンプトを作ったら必ずその場で保存する習慣をつける
- カレンダーにリマインダーを設定して定期的に見直す
- モチベーションを維持する方法
- 時間短縮効果を実感できるよう、「このプロンプトで○分短縮できた」とメモする
- 特に役立ったプロンプトを「今月のベストプロンプト」として共有する
- 上司や同僚から「助かった」と言われたエピソードを記録しておく
- 負担にならない程度に続ける
- 完璧主義は禁物。「とりあえず保存」の精神を大切に
- 忙しい時期は無理をせず、余裕があるときに整理する
- 使わなくなったプロンプトは思い切って「過去ログ」フォルダに移動させる
よくある困ったときの対処法
プロンプト管理を続けていく中で生じがちな問題と、その簡単な解決法を紹介します。
- プロンプトが増えすぎて管理できない
- 思い切って「よく使う」と「たまに使う」に分類し、普段は「よく使う」だけを見るようにする
- 半年以上使っていないプロンプトは「アーカイブ」フォルダに移動する
- 類似プロンプトは統合して汎用性を高める
- 良いプロンプトを思いつかない
- まずは他の人のプロンプトを参考にして、自分用にアレンジする
- 普段の業務指示や説明文をそのままプロンプトにしてみる
- 「これがわかりにくかった」という経験をもとにプロンプトを改良する
- チームでの共有がうまくいかない
- 全員ではなく、まずは興味を持ってくれる1-2人と始める
- 具体的な成功事例（時間短縮効果など）を示して関心を引く
- 使いやすさを最優先し、複雑なルールは最小限にする
- プロンプトの効果にばらつきがある
- AIの調子に左右されることを前提に、重要な出力は必ず確認する習慣をつける
- 同じプロンプトでも時々異なる結果になることを理解しておく
- 特に重要な場面では、事前にテスト実行してみる
例えば、「プロンプトが多すぎて探せない」という問題に対しては、「今月よく使うプロンプト」フォルダを作り、そこには5-10個程度のプロンプトだけを入れておくという簡単な対策が効果的です。
これからの展望と次のステップ
プロンプト管理の習慣が身についてきたら、さらに一歩進んだ活用法にチャレンジしてみましょう。以下のようなステップアップが考えられます。
- 少しずつスキルアップする方向性
- プロンプトの組み合わせ技を覚える（複数のプロンプトを連携させる）
- 部署や業務特性に合わせたプロンプトのカスタマイズに挑戦する
- 画像生成AIなど、新しいAIツールへのプロンプト応用を試す
- チーム全体での活用を促進する方法
- 月に一度、15分程度の「プロンプト共有会」を開催する
- 新しく効果的だったプロンプトを発表し合う文化を作る
- 部署別のプロンプト集を作成し、ノウハウを体系化する
- 業務改善につなげる長期的視点
- プロンプト管理から見えてくる業務の共通パターンを分析する
- 定型業務のAI化を進め、より創造的な業務に時間を割けるようにする
- 顧客対応や商品開発など、コア業務へのAI活用を検討する
例えば、最初は週次報告書の作成効率化から始め、次に会議の議事録作成、その次に顧客向けメールの作成へと、少しずつAI活用の範囲を広げていくのが理想的です。
プロンプト管理の本質は、「仕事の知恵をためておく倉庫」を作ることです。うまくいった方法、効率的なやり方、お客様に喜ばれた表現を、AIの力を借りて再現可能な形で蓄積していく取り組みといえます。特別なITスキルがなくても、日々の小さな工夫の積み重ねが、大きな業務改革につながるのです。
最後に、今日から始められる3つの簡単な始め方です。
- 今週中に「AIプロンプト集」フォルダをパソコンに作る
- 今日使って効果のあったプロンプトを1つ保存してみる
- 来週同じ業務があるときに、保存したプロンプトを使ってみる
プロンプト管理は、難しいシステムやプログラミングの知識なしで、誰でも始められるAI活用法です。小さな一歩から始めて、少しずつビジネスの武器にしていきましょう。
